Personeel, financiën & ICT | Directeur Erwin Bremer aan het woord

Welke stappen heeft de RvdK in 2025 gezet op het gebied van bedrijfsvoering?

“Ik kijk altijd vanuit het principe: bedrijfsvoering moet “gewoon” zijn. Als het licht aangaat en je toegangspas werkt, merk je het bijna niet. Maar als het níet werkt, is het direct verstorend. In 2025 hebben we daarom gericht gewerkt aan alles wat verstorend was of kon worden. Denk aan de manier waarop we de 19 locaties vanuit bedrijfsvoering ondersteunen, onze informatiehuishouding en de voorbereidingen voor vervanging van ons centrale informatiesysteem. 

We streven er echt naar om nabij te zijn. Niet alleen in de manier waarop we sturen, maar ook in het ondersteunen van medewerkers in het uitvoeren van hun taken. Onze HR-adviseurs zijn bijvoorbeeld aan de slag gegaan met het vergroten van de inzetbaarheid en vitaliteit van individuele medewerkers en teams. Ook hebben onze adviseurs Werkstroommanagement teams geadviseerd over het verbeteren van de doorstroom van zaken, zodat kinderen sneller worden geholpen.” 

Laten we beginnen bij die support. Wat is er concreet gebeurd?

“We zijn bezig de dienstverlening vanuit de landelijke staforganisatie aan de locaties te verbeteren. De ervaren afstand tussen de LSO en locaties willen we verkleinen. Zo willen we proactief meedenken over wat er moet gebeuren op de specifieke locaties. Ook werken we aan 1 centrale plek waar collega’s met vragen terecht kunnen. Van het bestellen van een nieuwe telefoonlader tot het reserveren van een vergaderzaal. We zijn in 2025 gestart, met deze ontwikkeling gaan we de komende jaren verder.”

En de informatiehuishouding, wat is daar verbeterd?

“We zijn intensief bezig met het op orde brengen van alle aan ons toevertrouwde informatie. We hebben zo’n 11 kilometer aan archief; in 2025 is 3,5 kilometer verwerkt. Dat betekent dat het is gedigitaliseerd, vernietigd waar toegestaan en geordend. Ouders of samenwerkingspartners merken dat pas echt als er een informatieverzoek komt: dan kunnen we sneller en zekerder leveren. De zorg stopt niet bij als een dossier is afgesloten; je moet weten wat waar staat.”

Het huidige informatiesysteem gaat worden vervangen?

“We werken met een centraal informatiesysteem, waarin raadsonderzoekers hun hele dossiers vastleggen: met wie is gesproken, bevindingen en adviezen. In 2025 hebben we de Europese aanbesteding voor een vervangend systeem voorbereid. Dat vraagt veel voorwerk. Het doel: voorkomen dat een verouderd systeem verstorend gaat werken en zorgen dat we aansluiten bij hedendaagse eisen en verwachtingen. De aanbesteding is inmiddels gepubliceerd. De komende periode gaan we in gesprek met de marktpartijen om tot een voor de RvdK passende oplossing te komen. We zijn ook volop bezig om de organisatie voor te bereiden op de overstap.”

Hoe volwassen is de bedrijfsvoering van de RvdK ten opzichte van andere partners in de jeugdbescherming?

“We zijn op meerdere onderdelen volwassen. Bijvoorbeeld in arbeidsmarktcommunicatie: we voeren gezamenlijke campagnes met ketenpartners en werven medewerkers niet “weg” bij elkaar. In crises, zoals de online verstoringen en bredere incidenten, hebben we als landelijke organisatie rust, inzicht en voortrekkerschap getoond, in nauwe samenwerking met onze partners. We hebben geholpen dat zaken die niet konden wachten, toch doorgingen, én daarna samen de systemen weer netjes gevuld.”

Kun je de samenwerkingsketen eenvoudig schetsen?

“We werken in 2 hoofdketens. Civielrechtelijk met Jeugdbescherming, Veilig Thuis, reclassering, gemeenten, onder andere in pilots in het kader van het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming. En strafrechtelijk met rechtbanken, het OM, reclassering, CJIB en andere partners. En we werken natuurlijk altijd met kinderen, gezinnen en hun netwerk. Je kunt het zien als een knooppunt: informatie komt samen, de RvdK toetst, verrijkt en adviseert, en stuurt door. Dat kan technisch, digitaal, of als mensen elkaar ontmoeten, bijvoorbeeld aan een Jeugdbeschermingstafel.”

Is die informatie-uitwisseling vooral een technische uitdaging?

“We digitaliseren steeds meer en willen informatie gestructureerd ontvangen. Tegelijk blijft samenwerking aan tafel essentieel. En we willen “lost in translation” voorkomen. Dat er ergens iets niet goed wordt doorgegeven of verloren gaat. De kern is onze strategische stelregel: de juiste informatie, op het juiste moment, bij de juiste persoon. Als er bij één van die drie een “niet” staat, heb je een incident; bij twee keer “niet” gaat het echt mis. Veel onderzoeken naar incidenten kun je zo samenvatten. Daarom investeren we in processen, techniek en vaardigheden. Ook ogenschijnlijk kleine keuzes, waar sla je een opname op, wie kan erbij, is een systeem open of gesloten, tellen op.”

Zijn er in 2025 stappen gezet om sneller en efficiënter te werken?

"Ja, maar efficiënt is niet per se “sneller”. Kwaliteit staat voorop. Een concreet, klein maar belangrijk voorbeeld zijn laptops. De oude accu’s waren te zwak, zeker in rechtszittingen zonder stopcontact. Het kan niet zo zijn dat een raadsonderzoeker halverwege een zitting of een beeldschermafspraak zonder stroom komt te zitten. Nieuwe laptops met langere accuduur en betere camera’s zorgen voor minder verstoring en prettiger beeld. We luisteren naar signalen uit de organisatie en eigen ervaring. Daarnaast willen we allerlei ondersteunende handelingen, van een bloemetje bestellen tot een fiets reserveren, veel intuïtiever digitaal maken.”

Wat bedoel je met “intuïtiever” maken?

“Collega’s vergelijken hun werkervaring onbewust met hoe ze Bol.com ervaren of hun bankapp. Daar is alles snel en soepel. Dan voelt het traag als je bij ons van scherm naar scherm wacht. Systemen die ooit snel waren, voldoen niet meer aan de norm van vandaag. We willen toewerken naar 1 eenduidige ingang waar medewerkers met al hun vragen terecht kunnen. Die hogere verwachtingen zijn terecht, zeker gezien het belang van ons werk. We willen dat medewerkers, net als bij een nieuwe app, intuïtief snappen waar ze moeten zijn. Het moet geen extra inspanning kosten.”

Hoe staat het met de financiële en inkoopprocessen in 2025?

"Dat zijn de onzichtbare fundamenten voor het goed functioneren van de RvdK. We hadden minder dan 0,5% budgetafwijking. Dat is uitzonderlijk voor een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid. En we zitten nu 3 jaar boven 96% betaalgedrag op tijd. We betalen van alle binnenkomende facturen 96% binnen de daartoe gestelde normen. Dat is boven de norm van 95% en daar ben ik trots op. Niet zo zeer om het percentage, maar meer omdat we onze financieel gerelateerde processen goed op orde hebben. Dat maakt ons een betrouwbare partner voor leveranciers en inhuur. Het lijkt “gewoon”, maar als je het niet goed doet, breekt het de hele organisatie op.”

Wat is je belangrijkste boodschap aan collega’s en samenwerkingspartners?

“Als RvdK richten we ons elke dag op “gewoon goed” en dat betekent: zo ongestoord mogelijk werken, de samenwerkingsketen versterken, en de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon. Als we dáár consequent op blijven sturen – in mensen, middelen, processen en techniek – maken we het verschil voor kinderen en ouders, vaak zonder dat zij merken hoeveel werk erachter zit. En precies zo hoort het.”