Bescherming van persoonsgegevens

In deze privacyverklaring leest u hoe de RvdK omgaat met uw persoonsgegevens en welke regels daarvoor gelden. De verklaring geldt voor alle persoonsgegevens die nodig zijn bij de uitvoering van de wettelijke taken van de RvdK, maar ook voor de persoonsgegevens die u achterlaat  wanneer u via een online contactformulier informatie opvraagt. Meer informatie over de persoonsgegevens die op deze website worden verwerkt vindt u in de privacyverklaring online.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is informatie die direct over iemand gaat of informatie die naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens waarvoor speciale wetten gelden. Dat geldt ook voor strafrechtelijke gegevens, zoals justitiële documentatie (vroeger noemde men dit een strafblad) en veiligheidsmaatregelen. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Ook het verwerken van het BSN mag alleen als de wet dit voorschrijft. Persoonsgegevens van kinderen zijn altijd gevoelig en krijgen daarom altijd extra bescherming.

Verwerking van persoonsgegevens bij onderzoek van de RvdK

Voor de uitvoering van een aantal wettelijke taken bewaart de RvdK uw persoonsgegevens, zowel digitaal als op papier. De gegevens die worden verwerkt zijn altijd noodzakelijk voor het doel waarvoor ze geraadpleegd worden. Het kan dan gaan om uw naam, adres en woonplaats, maar ook andere gegevens zoals geboortedatum, geboorteplaats of nationaliteit. Zie voor meer informatie de lijst van de persoonsgegevens die bij onderzoek worden opgenomen in het informatiesysteem van de RvdK.

Hoe gaat de RvdK met uw persoonsgegevens om?

De RvdK hanteert een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens:

  • De RvdK verwerkt alleen persoonsgegevens wanneer er een wettelijke reden is om ze te verwerken. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
  • De RvdK verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is.
  • De RvdK zorgt dat de inbreuk op de privacy niet te zwaar is voor het doel dat het verzamelen van de gegevens dient.
  • Bij de RvdK bewaren we uw persoonsgegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn of op grond van de archiefwet is vereist, en niet langer dan wettelijk is toegestaan.

Om hiervoor te zorgen neemt de RvdK de volgende maatregelen:

  • Persoonsgegevens worden vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de RvdK hebben een geheimhoudingsplicht.
  • Persoonsgegevens zijn passend beveiligd. We volgen daarbij minimaal de voorschriften en standaarden van de Rijksoverheid voor informatiebeveiliging.
  • De RvdK maakt afspraken over maatregelen met externe partijen als softwareleveranciers en datacenters, en kan controleren of deze afspraken worden nagekomen.

Informatieplicht persoonsgegevens

De RvdK moet een cliënt informeren dat er persoonsgegevens van hem zijn verzameld en verwerkt, en voor welk doel dat is gebeurd. Om te voldoen aan deze informatieplicht vertelt de RvdK in de eerste brief aan cliënten dat er persoonsgegevens worden verwerkt. In de Algemene Verordening Gegevensbescherming staan uitzonderingen op deze algemene informatieplicht.

Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

In een aantal gevallen is de RvdK bevoegd en soms zelfs verplicht om aan andere (overheids)organisaties gegevens te vragen of te verstrekken. Organisaties waar de RvdK mee samenwerkt en gegevens mee kan delen zijn bijvoorbeeld de rechtbank, het Openbaar Ministerie en de politie. Op de pagina met ketenpartners vindt u alle samenwerkende organisaties.

Persoonsgegevens in VIR

In de wet is bepaald dat de RvdK gegevens van kinderen in een beschermingsonderzoek of in een strafonderzoek opneemt in de Verwijsindex risicojongeren (VIR). Het gaat om algemene persoonsgegevens van het kind en de mededeling dat er een raadsonderzoek loopt. De RvdK meldt in de VIR niet waar het onderzoek over gaat. Als meer jeugdzorgorganisaties melding maken in de VIR van hetzelfde kind, ontstaat een ‘match’. Bij dat kind betrokken organisaties kunnen contact met elkaar opnemen voor afstemming over de hulpverlening.

Het kinddossier

Elke bemoeienis van de RvdK met het kind en zijn ouders is vastgelegd in een kinddossier. Dit dossier bevat de persoonsgegevens van het kind en zijn ouders en relevante documenten, zoals het raadsrapport.

De RvdK bewaart het kinddossier tot het kind 24 jaar is. Bij een gezagsbeëindigende maatregel en bij adoptie blijft een kinddossier onbeperkt bewaard. Dit geldt voor kinddossiers die zijn aangemaakt vanaf 2006. Dossiers die eerder zijn aangemaakt vallen onder een andere regeling.

Een cliënt kan de RvdK verzoeken om zijn dossier in te zien of om een kopie van zijn dossier te krijgen. Soms kan de RvdK het verzoek niet meteen goedkeuren, bijvoorbeeld wanneer het kinddossier ook persoonsgegevens van anderen bevat. De RvdK vraagt die anderen eerst wat zij daarvan vinden en beslist daarna over dit verzoek.

Wilt u inzage in het dossier dat de RvdK van u heeft, dan kunt u contact opnemen met de locatie waarmee u te maken heeft gehad. Of uw dossier bewaard is hangt af van de voor de RvdK geldende regels voor vernietiging. Zie hiervoor het kwaliteitskader van de RvdK. Blijkt dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn? Dan kunt u een verzoek doen om uw gegevens te laten verwijderen, te wijzigen of aan te vullen.

Contact

Heeft u algemene vragen over gegevensbescherming bij de RvdK? Mail dan naar privacyinformatie@rvdk.minvenj.nl. Heeft u vragen over uw rechten bij verwerking van uw persoonsgegevens, of een klacht? Neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris voor gegevensbescherming

De RvdK valt onder het ministerie van Justitie en Veiligheid, waarvoor een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is aangesteld. De FG is onafhankelijk en controleert of de RvdK de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toepast en naleeft. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de toepassing van privacywetgeving. De FG is bereikbaar via fg@minvenj.nl of op onderstaand adres.

Ministerie van Justitie en Veiligheid
T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming
Postbus 20301
2500 EH Den Haag